RELACIONAMENTOS

Todas as questões diretamente ligadas aos relacionamentos da FVD fundamentam-se na ética. Não se deve praticar qualquer atividade que potencialmente prejudique nossos semelhantes hoje ou em qualquer momento do futuro. O comportamento ético embasará toda a estrutura da FVD.

RELACIONAMENTO INTERNO

A FVD valoriza a diversidade e promove um ambiente inclusivo.

Investimos no desenvolvimento constante de nossos empregados, porque acreditamos que o crescimento de nossa Instituidora está interligado com o crescimento de quem participa das atividades relacionadas. Reconhecemos e damos oportunidades de forma justa, igualitária e meritocrática a todas as pessoas.

A FVD valoriza e respeita a inclusão e a diversidade, entendendo que podem contribuir para que cada profissional desenvolva plenamente o seu potencial. Por isso não estabelecem diferenças salariais de caráter discriminatório. Asseguramos que cada indivíduo seja respeitado e tenha a oportunidade de desenvolver seu potencial, independentemente de suas diferenças culturais ou ideológicas, deficiências, gênero, cor, etnia, nacionalidade, origem, convicções políticas, crenças religiosas, idade, estado civil, condição de sindicalização, classe social, orientação sexual, identidade de gênero ou qualquer outra condição. Temos o compromisso de criar um ambiente respeitoso e de diálogo, no qual as pessoas possam ser elas mesmas.

Não toleramos nenhuma forma de preconceito, discriminação, racismo, homofobia, Assédio moral ou sexual, nem quaisquer situações de humilhação, intimidação, exposição ao ridículo, hostilidade ou constrangimento. Incentivamos que circunstâncias como essas sejam reportadas em nosso Canal de Denúncias.

A inclusão das diferenças é um ponto de partida para um mundo mais justo e igualitário. Para nós, a diferença faz toda a diferença.

CONDUTAS ESPERADAS

• Conduza suas relações interpessoais com base no respeito às pessoas, reconhecendo as qualidades e os direitos do outro;

• Não permita que características pessoais interfiram no trabalho e limitem o desenvolvimento pessoal;

• Garanta um ambiente de trabalho que respeite, acolha e promova a diversidade de cultura, cor, etnia, religião, idade, gênero, orientação sexual ou aparência física, garantindo a igualdade de oportunidades e valorização baseada na meritocracia;

• Denuncie qualquer atitude preconceituosa ou discriminatória vivenciada por você ou por seus colegas de trabalho em sua presença.

RELACIONAMENTO COM A COMUNIDADE

O relacionamento com as comunidades onde nossa Instituidora tem suas operações deve ser conduzido de maneira construtiva, dialogando e angariando esforços para compreender as culturas e expectativas de cada uma delas, através de princípios de respeito mútuo e comprometimento duradouro.

O gerenciamento de cada operação deve estabelecer programas e ações visando contribuir positivamente para a melhoria da qualidade de vida da comunidade local.

A FVD incentiva e valoriza a dedicação, por parte de todos os empregados, seja pessoalmente ou representando a Fundação, no trabalho voluntário em benefício da Comunidade.

CONDUTAS ESPERADAS

• Respeitar os princípios, as tradições e as necessidades das comunidades em que nossa Instituidora atua;

• Cumprir as leis e regulamentações vigentes e respeitar os princípios de cidadania;

• Buscar o equilíbrio entre os interesses dos acionistas, da Instituidora, da Fundação e da sociedade;

• Manter canais permanentes de comunicação e diálogo com as comunidades onde atuamos;

• Prevenir, identificar, avaliar e monitorar os impactos sociais de nossas atividades nas comunidades onde atuamos;

• Identifique ativamente oportunidades relacionadas às nossas atividades que possam contribuir para a criação de valor no local por meio de oferta de empregos, processo de compra e expansão de capacidade locais;

• Apoiar as políticas públicas de saúde em suas campanhas;

• Incentive e participe de ações de voluntariado;

• Garanta que contribuições sociais sejam feitas em conformidade com nossos requerimentos anticorrupção.

RELACIONAMENTO COM CLIENTES

O compromisso com a satisfação de nossos clientes deve refletir-se no respeito aos seus direitos e na busca por soluções que atendam a seus interesses, sempre em consonância com os objetivos de desenvolvimento do segmento Mineralógico.

CONDUTAS ESPERADAS

• Agir de maneira transparente e ética;

• Incentivar o relacionamento duradouro e de confiança mútua;

• Garantir o pleno atendimento aos itens acordados em contrato;

• Prestar serviços contemplando as melhores práticas em Saúde, Segurança e Qualidade no Trabalho, produtividade e respeito ao Meio Ambiente;

• Procurar identificar as reais necessidades, prioridades e expectativas e, a partir deste conhecimento, aprimorar o atendimento e a qualidade dos produtos e serviços;

• Cumprir as práticas antissuborno e anticorrupção, e não realizar tratamento preferencial, a quem quer se seja, por interesse, afinidade ou sentimento pessoal;

• Garantir o sigilo e a confidencialidade de todas as informações relacionadas à prestação dos serviços, sendo expressamente proibida a sua divulgação a terceiros.

Documentos de referência:

• Política de Anticorrupção

RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES

Todas as relações com fornecedores da FVD devem ser realizadas de maneira justa e ética, de forma a preservar a integridade exigida pelo ambiente de negócios. Os fornecedores da FVD devem passar por processos de contratação e avaliação por meio de critérios técnicos, profissionais, éticos e nas necessidades da FVS. Toda decisão deve ter sustentação técnica e econômica, não sendo permitido favorecimento de nenhuma natureza.

A FVD utiliza as mesmas regras da Política de Aquisições da Instituidora.

CONDUTAS ESPERADAS

• Sempre escolha os fornecedores com base em critérios objetivos, técnicos e econômicos, considerando o cumprimento legal e os requisitos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente da FVD, com garantias de condições justas e igualitárias a todos os participantes;

• Reporte ao seu superior imediato qualquer assédio direcionado a fraude;

• Não solicite ou aceite qualquer brinde, presente, pagamento, gratificação, opção de lazer, entre outros ou qualquer outra vantagem ou benefício se forem oferecidos a título de suborno, recompensa, com o intuito de reter negócios ou vantagens impróprias, como favorecimentos diversos.

• Zele pelas informações utilizadas durante o relacionamento com fornecedores e proponentes,

RELACIONAMENTO COM TERCEIROS

As relações da FVD com entidades governamentais, acionistas e sociedade deve ser pautada pelo respeito às leis e convenções que orientam as relações, profissionalismo, transparência e integridade, aplicando procedimentos justos, robustos e transparentes nos processos de seleção, homologação, qualificação, contratação e avaliação. A FVD pratica e exige dos terceiros que ajam em conformidade com o Código de Conduta Ética e cumpram com as cláusulas anticorrupção constantes dos instrumentos jurídicos firmados juntos à FVD.

CONDUTAS ESPERADAS

• Sempre escolha os fornecedores com base em critérios objetivos, técnicos e econômicos, considerando o cumprimento legal e os requisitos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente da FVD, com garantias de condições justas e igualitárias a todos os participantes;

• Reporte ao seu superior imediato qualquer assédio direcionado a fraude;

• Não solicite ou aceite qualquer brinde, presente, pagamento, gratificação, opção de lazer, entre outros ou qualquer outra vantagem ou benefício se forem oferecidos a título de suborno, recompensa, com o intuito de reter negócios ou vantagens impróprias, como favorecimentos diversos.

• Zele pelas informações utilizadas durante o relacionamento com fornecedores e proponentes, incluindo informações técnicas, comerciais, estratégicas, cadastrais, financeiras e gerenciais, sejam elas da FVD ou de terceiros;

• Não mantenha relações comerciais com fornecedores que não atuem conforme nossos padrões de comportamento ético;

• Antes de contratar um fornecedor ou firmar um contrato ou compromisso, realize uma avaliação de riscos, incluindo avaliação do potencial fornecedor, para atender às nossas necessidades e políticas internas.

• Definir claramente as obrigações de contratantes e contratados, inserindo cláusulas obrigatórias de Compliance em todos os contratos de fornecedores, dentre elas cumprir as leis anticorrupção, práticas de Compliance, atuar com o mais elevado padrão ético e outras que venham a ser recomendadas.

CONFLITO DE INTERESSES

Conflitos de Interesses são conflitos reais ou aparentes que podem surgir quando suas atividades e relações pessoais, familiares, sociais ou políticas interferem ou têm o potencial de interferir em suas responsabilidades e deveres para com a FVD ou ainda, quando sua avaliação de uma circunstância possa ou pareça ser afetada pela possibilidade de um benefício pessoal. Pode ser causado por relacionamentos de qualquer tipo, pela realização de atividades dentro e fora da Fundação e por atos que resultem em benefício próprio ou de terceiros.

A FVD evita qualquer situação em que os interesses pessoais dos colaboradores, pessoas, ou entidades a eles relacionadas possam entrar em conflito com os interesses da FVD. Todos nós carregamos o dever de agir de forma justa, honesta e profissional, excluindo interesses pessoais, financeiros ou que possam de alguma forma influenciar seu julgamento. Suas decisões profissionais devem sempre se basear em critérios objetivos, no Código de Conduta Ética e nas políticas da FVD.

Algumas situações em que esses conflitos podem estar presentes são:

Conflito parental e relações

A FVD entende como parte do grupo que pode caracterizar potencial conflito: cônjuges, companheiros(as) de união estável e parentes consanguíneos, seja por afinidade, adoção em linha reta de ascendência (pais e avós), descendência (filhos e netos) ou relação colateral (cunhados, primos, sobrinhos, genros, noras, sogros e demais). Caso o colaborador tenha relações parentais com profissionais das sociedades controladas pela FVD, tal situação deverá ser comunicada e formalizada junto a Diretoria da FVD.

• A contratação de profissionais que mantenham relação de parentesco será permitida, desde que não haja qualquer nível de subordinação entre eles e/ou caso venham a trabalhar em áreas e processos com potencial conflito de interesses.

Atividades paralelas

São entendidas como atividades paralelas aquelas que os colaboradores realizam fora de sua jornada de trabalho, sendo ou não remuneradas. Os colaboradores são livres para se dedicar a tais atividades, desde que elas não gerem incompatibilidade de horário, prejuízo no desempenho profissional e conflito com as atividades da FVD. Exercer voluntariado, ações corporativas e palestras com motivações empresariais é permitido, contanto que o conteúdo não exponha a estratégia ou a atuação da Fundação.

A participação de funcionários em atividades externas remuneradas deverá ser precedida de formal comunicação à chefia imediata.

Abertura de sociedade com outros profissionais

No caso de abertura de um negócio ou sociedade com outros profissionais da FVD, Conselheiro, da Instituidora ou de fora dela, a comunicação de tal fato deverá ser formalizada pelo colaborador.

Informações obtidas na FVD

É vedado o uso de informações adquiridas na FVD para obter vantagens.

O conflito de interesses nem sempre é claro. Portanto, em caso de dúvidas, o colaborador deve consultar o seu gestor imediato e se tiver ciência de um conflito real ou aparente, deverá relatá-lo para o Canal de Denúncias.

CONDUTAS ESPERADAS

• Coloque os interesses gerais da FVD acima de qualquer interesse individual ao tomar decisões no exercício de suas atividades contratuais;

• Não tome decisões ou influencie negociações que possam beneficiar você, um familiar, um dependente financeiro ou uma pessoa que você tenha um relacionamento amoroso;

• Não influencie ou participe de decisões de Recrutamento e Seleção envolvendo um dependente financeiro ou uma pessoa com a qual você tenha um relacionamento familiar ou amoroso;

• Não seja sócio, não obtenha benefício financeiro e nem desempenhe qualquer tipo de função administrativa, fiscalizatória, normativa, gerenciadora ou consultiva em qualquer concorrente da Instituidora;

• Não seja sócio e não tenha qualquer tipo de negócio com empregados que façam parte de sua equipe ou cujo desenvolvimento da carreira também dependa de suas decisões, bem como com empregados com os quais a sociedade conjunta possa gerar conflito de interesse com a FVD;

• Não solicite e não receba nenhuma remuneração ou benefício de qualquer natureza de fornecedores, concorrentes, clientes da Instituidora ou da FVD ou seus representantes como moeda de troca para a obtenção de vantagem indevida;

• Não solicite e não receba nenhuma remuneração ou benefício de qualquer natureza de fornecedores, concorrentes, clientes da Instituidora ou da FVD ou seus representantes que esteja em desacordo com os valores e os níveis de aprovação estabelecidos internamente;

• Não permaneça em uma relação profissional na qual haja subordinação, direta ou indireta, com empregado ou prestador de serviço que seja seu dependente financeiro ou com quem você tenha relacionamento familiar ou amoroso;

• Sempre comunique ao seu superior situações que possam representar seus conflitos de interesses, e atue dentro das suas atribuições para solucioná-las.

• Não fique com dúvida, caso se sinta exposto a uma situação que pode envolver conflito de interesse, busque orientação junto à sua chefia imediata ou à Diretoria da FVD.

PROGRAMA DE INTEGRIDADE e Compliance

A FVD dispõe de um Programa de Integridade e Compliance criado de acordo com as disposições legais aplicáveis, notadamente o Decreto 8.420 de 18 de março de 2015 e, em especial, a Lei 12.846 de 1º de agosto de 2013, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira. A implementação de um Programa de Integridade e Compliance está se tornando uma prática comum em entidades que querem estar em conformidade com as leis. O objetivo dessa estratégia é garantir o cumprimento das normas, a saúde e o bom funcionamento das atividades. O Programa de Integridade e Compliance da FVD visa educar os empregados sobre a prevenção da corrupção e o respeito ao meio ambiente, oferecendo a todos os meios para agir de acordo com essas regras, e tem como foco propiciar um ambiente seguro, fortalecendo a conformidade nas práticas e nos processos, a partir de um conjunto de medidas que visa prevenir, detectar e remediar, de forma sistêmica, a ocorrência de condutas ilegais e desalinhadas com o seu Código de Ética.

COMBATE À CORRUPÇÃO

A corrupção pode conter diversas definições. Em uma abordagem mais ampla, pode ser compreendida como abuso de poder exercido por um agente para obter benefícios para si ou para terceiros. São consideradas práticas comuns de corrupção: o suborno, pagamento de propina, dar ou receber qualquer vantagem indevida para influenciar um terceiro a praticar um ato antiético ou ilegal.

Estamos engajados em combater qualquer forma de corrupção, seja ela ativa ou passiva, direta ou indireta ou de qualquer pessoa pública ou privada. Nesse viés, todos os colaboradores estão proibidos de prometer, oferecer, solicitar ou aceitar, direta ou indiretamente, qualquer tipo de vantagem (dinheiro, comissão, serviços, bens em espécie, entre outros) que possa infringir as leis e regulamentações em vigor a fim de obter, manter, celebrar ou renovar um contrato, uma vantagem comercial ou pessoal.

Orientamos que nossos parceiros conheçam este Código de Conduta Ética e reafirmamos a necessidade de que, em todas as contratações, esses conheçam e cumpram as leis anticorrupção aplicáveis à suas atividades. O não cumprimento das leis anticorrupção por parte dos parceiros é considerado uma infração grave e confere à FVD o direito de, agindo de boa-fé, declarar rescindido imediatamente o relacionamento.

CONDUTAS ESPERADAS

• Não ofereça, prometa, dê, transfira, receba ou autorize qualquer tipo de suborno;

• Não se envolva em atos ilícitos ou práticas de fraudes;

• Respeite a Lei 12.846 de 1° de agosto de 2013 e todas as demais leis e regulamentos aplicáveis relacionados a corrupção ou suborno;

• Não solicite, exija, aceite, nem ofereça, prometa, dar qualquer tipo de valor, vantagem, benefício, gratificação ou propina, para si ou para outro, como contrapartida de atividades suas ou de terceiros;

• Dissemine os princípios éticos e os compromissos assumidos em nosso Código de Conduta, Política Anticorrupção e Programa de Integridade para os colaboradores, fornecedores, clientes e públicos envolvidos em nossas atividades;

• Esteja atento e denuncie qualquer suspeita de suborno ou violação a nossa Política Anticorrupção.

Documentos de referência:

Política Anticorrupção

POLÍTICA DE PRESENTES

A FVD possui procedimentos específicos com a finalidade de regulamentar os atos de recebimento e oferta de presentes, representações, hospitalidade ou entretenimento, bem como definir as condições de oferecê-los ou aceitá-los.

A troca de presentes ou hospitalidades podem ajudar a construir ou melhorar as relações profissionais. Contudo, essa prática nunca deve ser feita para influenciar decisões ou obter qualquer vantagem indevida. Por isso, é terminantemente proibido oferecer ou receber qualquer tipo de presente, favor ou algo de valor, direta ou indiretamente, para influenciar uma decisão ou obter uma vantagem indevida, isso é considerado suborno.

O conceito de presente, representações, entretenimento ou hospitalidade deve ser interpretado de forma ampla e inclui qualquer item (tangível ou intangível) que tenha valor ou que possa gerar um benefício ou vantagem comercial ao receptor. Incluem (sem limitação) dinheiro (ou equivalentes, como cartão-presente ou vales), objetos de valor, bens ou serviços, presentes, viagens, ingressos, entretenimento, promessa ou oferta de emprego, descontos ou condições comerciais não disponíveis ao público em geral, informações privilegiadas, entre outros).

Pagamentos de taxas adicionais para aceleração de processos administrativos somente serão permitidos se previstos expressamente em lei e de forma oficial, pagos diretamente ao órgão público (mediante guias próprias) e jamais a um funcionário público ou intermediário. Presentes, representações, hospitalidade ou entretenimento são permitidos, desde que sejam proporcionais e estejam em total aderência aos procedimentos internos e regulamentações vigentes no país, bem como hábitos e culturas locais. Qualquer ação com tentativa de corromper e/ ou intenção de influenciar decisões comerciais é rigorosamente proibida.

É expressamente proibido:

• aceitar e/ou oferecer benefícios que possam influenciar processos de tomada de decisão;

• aceitar ou oferecer hospedagens sem caráter profissional;

• oferecer/receber presentes, hospitalidade ou entretenimento direcionado a familiares.

CONDUTAS ESPERADAS

• Não solicitar, receber, oferecer ou conceder brindes, presentes, hospitalidades ou contrapartidas de patrocínio em desacordo com as normas internas da Fundação e com a legislação aplicável;

• Receba e ofereça presente ou hospitalidades com transparência, de forma não secreta e em momento oportuno;

• Recuse e não ofereça presentes ou hospitalidades em troca de favores, benefícios ou vantagens, ou com intenção de influenciar a obtenção da contratação ou a manutenção da FVD;

• Não aceite ou ofereça presentes e hospitalidades em espécie ou equivalentes (como vale-presentes ou vouchers) de interlocutores externos;

• Reportar o recebimento de brindes, presentes e hospitalidades à sua chefia imediata ou à diretoria FVD.

Documentos de referência:

Política Anticorrupção e Política de Conflito de Interesses.

VIAGENS E HOSPEDAGENS

Como colaborador da Entidade, você pode ser requerido a viajar em nome da FVD. O pagamento de viagem e de hospedagem, desde que para a consecução de atividades da FVD é permitido, desde que se cumpra as seguintes regras:

• Esteja em conformidade com as leis e normas vigentes;

• Ocorra em situações estritamente relacionadas às atividades da FVD;

• Esteja expressamente previsto em contrato o custeio de viagem e hospedagem, ou expressamente autorizado pela Diretoria;

• Seja apresentado nota fiscal ou recibo (garanta que os relatórios de reembolso de despesas de viagem, e qualquer documentação relacionada sejam precisos e completos. Registros imprecisos ou sem comprovação podem ser tratados como fraude).

• Seja aprovado formalmente pelo Gestor direto e por um representante da Diretoria. Estes deverão avaliar a real necessidade e certificar a legitimidade do pagamento;
• As despesas devem ser razoáveis e devem estar de acordo com a ética profissional.

O que não pode?

• Você não pode aceitar o pagamento ou desconto em passagem e/ou hospedagem quando o benefício assume a forma de presente e pode ser interpretado como favorecimento pessoal, gratificação ou tentativa de influenciar na tomada de decisões.

• Você não pode utilizar recursos da FVD para pagar custos extras decorrentes de preferências ou escolhas pessoais.

• O custeio de despesas decorrentes de viagens e hospedagens não devem ser estendidas aos familiares.

Documentos de referência:

Política Anticorrupção e Política de Despesas Corporativas

SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

Para assegurar a confidencialidade de suas informações, a FVD possui regras, diretrizes, princípios e responsabilidades relacionadas à Segurança da Informação.

A informação pode assumir diferentes aspectos, incluindo dados armazenados em computadores ou em meios magnéticos, transmitidos em redes, impressos, e-mails e/ou conversas. Toda informação gerada ou adquirida pela FVD é ativo de sua propriedade, independentemente de sua forma de apresentação ou de armazenamento. Deve ser observado as seguintes questões:

• Integridade: garantia de que a informação seja mantida em seu estado original, visando protegê-la contra alterações indevidas, intencionais ou acidentais, na sua guarda ou transmissão;

• Confidencialidade: segurança de que o acesso à informação seja garantido somente às pessoas autorizadas;

• Disponibilidade: garantia de que os usuários autorizados tenham acesso às suas informações sempre que necessário.

É responsabilidade de todos os colaboradores o cumprimento destas diretrizes.

CONDUTAS ESPERADAS

• Todo colaborador é corresponsável pela segurança das informações que produz, manipula ou armazena, devendo contribuir para sua adequada proteção. Deverá ser mantido o sigilo sobre as informações que tenha acesso, zelando pelo envio e/ou armazenamento das mesmas;

• Seja cuidadoso ao conversar sobre informações de nosso negócio em ambientes informais e áreas públicas, pois nunca sabemos quem pode estar ouvindo;

• Não utilize informações e conteúdos da FVD e da Instituidora para uso particular ou qualquer outro uso diferente dos objetivos da Fundação sem a devida aprovação;

• Só compartilhe informações Confidenciais, Restritas e de Uso Interno com pessoas autorizadas e que precisem da informação;

• Preferencialmente, compartilhe as informações públicas utilizando os devidos canais corporativos das áreas de Comunicação e Relação;

• Só compartilhe informações de negócio com entidades externas quando for do interesse da FVD e após receber as aprovações internas necessárias;

• Denuncie incidentes de segurança da informação, como a divulgação, a modificação não autorizada, a perda ou o roubo de informações de negócio, e também o uso indevido ou o compartilhamento de credenciais, como crachás e senhas de acesso.

CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES

Observando o disposto na Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD), quaisquer informações ou dados que circulem, sejam produzidos ou mantidos nos sistemas ou em equipamentos da FVD, devem ter sua confidencialidade preservada.

São consideradas informações confidenciais e nenhum empregado está autorizado a revelá-las fora da Fundação, sob nenhuma circunstância, aquelas que ainda não sejam de domínio público, ou que a Fundação não deseje que sejam divulgadas, ou ainda, aquelas que possam de alguma maneira comprometer o posicionamento de mercado da FVD.

Alguns exemplos de informações confidenciais:

• Informações técnicas sobre processos atuais ou futuros;
• Planejamento de compras, lista de fornecedores e preços;
• Custo de produção ou ações estratégicas;
• Dados referentes a aquisições, fusões e novos projetos;
• Procedimentos, instruções técnicas, formulários ou quaisquer documentos elaborados internamente.

CONDUTAS ESPERADAS

• Exercer o tratamento dos dados pessoais, que são as informações relacionadas à pessoa natural identificada ou identificável, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), observando a finalidade para a qual se destinam estes dados e a necessidade deste tratamento.

• Observar e cumprir as normas e diretrizes de privacidade e proteção de dados pessoais;
• Verificar quais dados pessoais são realmente necessários para o desenvolvimento de sua atividade antes de coletá-los, acessá-los, utilizá-los, armazená-los, divulga-los ou de realizar qualquer outro tipo de tratamento;

• Proteger o sigilo das senhas dos usuários para não comprometer os serviços e os sistemas de segurança das informações;

• Proteger a confidencialidade dos registros pessoais dos colaboradores, incluindo dados psicológicos e médicos, através da restrição de seu acesso a quem tiver necessidade funcional de conhecê-los, salvo se o próprio colaborador autorizar sua divulgação ou em caso de exigência legal, regulamentar ou decisão judicial

• Inserir cláusulas que assegurem a confidencialidade das informações em todos os contratos da FVD com pessoas e organizações.

COMPUTADORES

A FVD respeita e cumpre toda e qualquer legislação ou regulamentação relativas ao uso e cópias de softwares e direitos autorais. Portanto, ninguém está autorizado a fazer cópias de arquivos e programas de computador instalados na Fundação, exceto se a cópia for de back-up autorizado pela liderança imediata ou que a licença adquirida permita que cópias sejam realizadas.

Qualquer e-mail enviado e recebido pode ser retransmitido pelo destinatário para outras pessoas, além de poder permanecer no sistema da Fundação por algum tempo. Portanto, é necessário ter cuidado, precaução e gentileza em sua comunicação verbal. A mensagem enviada não deve possuir conteúdo abusivo, obsceno, ofensivo, profano ou preconceituoso. Além disso, em razão do e-mail ser um sistema pertencente à FVD, é monitorado e poderá haver a necessidade de ser examinado.

Qualquer empregado, para o qual tenha sido dado direito de conectar-se à Internet, deve fazê-lo para uso exclusivo a serviço. É proibido fazer downloads de qualquer arquivo ou programa que não seja de domínio público ou que não seja apropriado para uso em serviço. O sistema da Fundação permite revisões periódicas para verificação de uso inadequado. A comprovação do abuso está suscetível a penalidades de acordo com a política de TI (Tecnologia da Informação).

CONDUTAS ESPERADAS

• Nunca use nossos sistemas de TI para realizar atividades ilegais ou antiéticas, incluindo download ou o envio de material ofensivo;

• Respeite os copyrights de software de computador e cumpra os termos e condições de licenças de software.

• Utilize adequadamente os ativos da Fundação para fins relacionados diretamente às atividades da FVD inclusive intervindo ou reportando em caso de identificação de uso impróprio;
• Não instalar nos equipamentos de informática fornecidos pela FVD, programas ou aplicativos cujo uso seja ilegal ou que possa danificar os sistemas ou prejudicar a imagem ou os interesses da FVD e de sua Instituidora, de seus clientes ou de terceiros.

• Instalar, usar ou permitir apenas o uso de programa de computador (software) licenciado pela FVD;
• Não executar cópias de softwares não autorizados no âmbito da Fundação;

• Fique vigilante quanto a ataques cibernéticos e atividades maliciosas, tais como phishing, e relatar imediatamente qualquer incidente

LIVROS E REGISTROS CONTÁBEIS

Nenhuma operação de cunho econômico, financeiro ou patrimonial envolvendo a FVD será realizada sem o adequado registro nos livros comerciais ou fiscais.

Todas as transações e pagamentos realizados pela FVD serão informados adequadamente às áreas responsáveis para que sejam devidamente apurados, justificados e lançados nos registros contábeis, desde o início.

Toda documentação de suporte para as transações deverá ser mantidas e arquivadas de acordo com os prazos legais.

CONDUTAS ESPERADAS

• Garantir que registros e relatórios contábeis, financeiros e gerenciais reflitam a realidade e estejam sempre de acordo com a legislação vigente;

• Prestar contas e fornecer informações fidedignas para a contabilidade;

• Zelar pela transparência e probidade dos documentos encaminhados para a contabilidade;
• Respeitar os procedimentos de tesouraria e contabilidade;

• Assegurar que os documentos e os registros contábeis da FVD estejam completos, reflitam honestamente cada transação ou despesa, e sejam gerados no tempo devido e de acordo com as normas contábeis aplicáveis;

• Sempre exercite o mais alto padrão de prudência ao preparar registros comerciais, operacionais e financeiros para garantir informações completas, justas, precisas e compreensíveis em todos os nossos relatórios e comunicações públicas.

• Na qualidade de Gestor de Contrato cobrar a comprovação de regularidade fiscal do fornecedor de bens e serviços da FVD durante todo o período de vigência contratual.

Documentos de referência:

Política Anticorrupção

RESPONSABILIDADES E OBRIGAÇÕES

Todos os empregados da FVD, consultores e empregados de empresas contratadas, devem receber cópia deste documento no momento de sua admissão/ contratação, como parte do Programa de Integração do Novo Empregado que é conduzido pela área de Recursos Humanos. Nessa ocasião, também será realizada uma explicação geral do Código e afirmada sua obrigatoriedade e responsabilidade de cada um em relação a sua aplicabilidade. Após, cada um deverá assinar o termo final, comprovando o recebimento do código e afirmando o seu comprometimento com a prática.

De maneira regular e sempre que houver necessidade, a FVD realizará revisões nos procedimentos contidos neste documento e comunicará imediatamente as modificações a todos os empregados através dos meios de comunicação existentes (palestras, DSS, reuniões, quadros de avisos, boletins informativos e outros). Além disso, os empregados poderão ser auditados quanto ao entendimento do código e suas obrigações. Essas auditorias serão conduzidas pela Diretoria da FVD.

DESCUMPRIMENTO AO CÓDIGO

A FVD considera relevante qualquer descumprimento a este código. Deixar de cumprir com o Código de Conduta Ética é visto como um assunto sério que deve ser relatado e tratado e que pode levar a uma medida disciplinar.

Se você acredita que suas ações, ou de outro(s), têm ou podem ter infringido essas diretrizes, deve imediatamente informar ao seu superior direto para relatos de infrações. Este procedimento permite aos empregados, se necessário, relatarem, confidencialmente, ao CANAL DE DENÚNCIAS, suas preocupações sobre possíveis violações regulatórias, ambientais e de procedimentos.

O empregado que seguir essa orientação:

• Será tratado com dignidade e respeito;
• A comunicação será tratada de forma confidencial;
• Suas preocupações e reclamações serão tratadas imparcialmente;
• Se não forem resolvidas de imediato, o empregado será formalmente avisado.

Não será imputada culpa ou penalidade alguma pela denúncia do descumprimento deste código por outra pessoa. A liderança da Fundação dará a devida atenção às reclamações ou informações de qualquer natureza, envolvendo questões éticas sob pena de transgredir os preceitos deste Código.

O descumprimento ao Código é considerado ato grave e pode resultar em medida disciplinar, alcançando inclusive a rescisão imediata do contrato de trabalho, se for o caso. Certas violações também podem resultar em procedimentos cíveis e/ou criminais.

Para qualquer empregado que for acusado de infringir alguma diretriz deste Código, será dado o direito de recorrer da decisão diretamente com o departamento de Recursos Humanos e, quando necessário, com a Diretoria da FVD através de entrevista pessoal.

RISCOS E SANÇÕES

Todos os colaboradores da FVD devem atuar com protagonismo na busca de defender os interesses da Fundação, bem como sua reputação, devendo sempre que se depararem com situações que não estejam em conformidade com o Código de Ética e de Conduta e as leis aplicáveis, relatar o ocorrido, permitindo que a situação seja devidamente apurada e tratada.

Os riscos da inobservância da legislação anticorrupção aplicável às atividades da FVD são amplos e podem gerar consequências não somente para a Fundação, bem como para seus colaboradores, representantes, sua Instituidora e todos os indivíduos que representem a FVD, destacando-se:

• perdas financeiras diretas, como penalidades e devolução dos lucros auferidos; perdas financeiras indiretas, como a exclusão da participação nas ações da Instituidora; a reputação da FVD e de sua Instituidora pode sofrer de forma severa se violações às leis anticorrupção ou a mera suspeita de corrupção tornar-se pública. Isso pode levar rapidamente a consequências econômicas negativas;

• término de relacionamentos comerciais por parceiros de negócio que possuam políticas anticorrupção rígidas (acordos comerciais frequentemente incluem disposições autorizando sua rescisão por violação de normas éticas); a responsabilidade da Fundação não exclui necessariamente a responsabilidade pessoal dos representantes legais e outras pessoas envolvidas ou informadas dos atos questionados;

• os colaboradores que atuem em desacordo com o Código de Ética e de Conduta, Normas e Políticas Internas, ou em violação às leis estão sujeitos, além das sanções previstas em lei, a medidas administrativas disciplinares, que podem incluir advertência, suspensão e até a rescisão do contrato de trabalho, dependendo da gravidade de sua conduta.