Programa de Integridade e Compliance FVD
Apresentamos aos empregados, parceiros, fornecedores, órgãos reguladores, à Instituidora e à sociedade, o Programa de Integridade e Compliance da FUNDAÇÃO VICTOR DEQUECH (FVD), com atualizações normativas, reafirmando o compromisso institucional com o cumprimento dos regramentos externos e internos, à observância de conduta ética e íntegra.
O Programa tem como principal objetivo mitigar riscos, fraudes e atos de corrupção e, assim promover a execução das políticas institucionais, fortalecer a reputação da instituição e cumprir com suas finalidades estatutárias. Para que o objetivo deste Programa seja alcançado com a função primordial de estimular e promover um ambiente de confiança e transparência da Instituição, homologa-se este documento e ratifica-se todos os mecanismos nele declarados.
Carta de compromisso da Diretoria
Belo Horizonte, novembro de 2022.
A FUNDAÇÃO VICTOR DEQUECH, também denominada FVD, entidade jurídica de direito privado, sem fins lucrativo, com autonomia administrativa, financeira e patrimonial, regida pelo seu estatuto, pelo seu regimento Interno e pela legislação pertinente, conduz suas atividades seguindo os mais elevados padrões de Governança de forma a garantir o cumprimento de suas finalidades e a observação dos seus valores.
De acordo com as diretrizes do Conselho Curador, a gestão adotada pela FVD contempla medidas efetivas de controles e de ações de combate a práticas de corrupção, fraudes ou quaisquer condutas não éticas. Concomitante ao aprimoramento contínuo dos controles, ora em prática, a Direção da FVD se compromete em priorizar a implementação contínua de ações de sensibilização, conscientização e prática de medidas de prevenção, detecção e respostas às possíveis ocorrências de desvio de conduta ética, objetivando não apenas um “Programa de Integridade e Compliance” e sim uma “Cultura de Compliance”.
O Programa de Integridade e Compliance da FVD consta de procedimentos e rotinas preventivos que impossibilitem a ocorrência de não conformidade; de um processo de auditoria interna independente para verificar possíveis desvios e/ou oportunidade de melhoria; de um canal de denúncias como instrumento de detecção; de um Conselho Fiscal com autonomia para analisar ocorrências e oferecer respostas a qualquer desvio de conduta ou de não conformidade. O Programa de Integridade e Compliance da FVD é uma ferramenta que direciona as condutas esperadas por todos os stakeholders, agentes que de alguma forma se relacionam com a FVD. Como parte integrante do Programa tem-se o Código de Conduta Ética da Instituidora, a Política de Conflito de Interesses, a Política Anticorrupção, a Política de Consequências e a Política de Gerenciamento de Riscos.
Entendemos que uma entidade é construída por pessoas, pelas suas relações e, pela interação com a sociedade. Em razão disso, todos os nossos empregados são devidamente orientados a manter condutas éticas no seu dia a dia, tanto em suas relações pessoais quanto profissionais, contribuindo para a construção e manutenção de um ambiente mais ético.
Reforçamos diariamente esse compromisso, para que todos os envolvidos nas atividades da FVD sigam juntos esses mesmos princípios. Assumimos o compromisso de cumprir e fazer cumprir o Programa de Integridade e Compliance, adotando o mesmo como prática obrigatória em todas ações e relações da FVD.
ANTONIO DE PADUA VIEIRA CHAVES
Diretor Presidente da Fundação Victor Dequech
CHRISTIANO PINTO COELHO BARROS
Diretor Superintendente da Fundação Victor Dequech
Introdução
Em 2013, passou a vigorar a Lei Brasileira Anticorrupção nº 12.846/2013, regulamentada pelo Decreto 8.420/2015, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, que pune a organização, independentemente de comprovação de dolo ou culpa de sua parte, na conduta ilícita de algum de seus stakeholders (diretoria executiva, empregados, conselheiros curadores e fiscais, parceiros, investidores sociais).
O referido Decreto define que o “Programa de Integridade e Compliance consiste, no âmbito de uma pessoa jurídica, no conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidade e na aplicação efetiva do código de conduta ética, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira”.
O Programa de Integridade e Compliance da Fundação FVD é alinhado com as melhores práticas de Governança e focado em questões de prevenção e combate à corrupção, fraudes e comportamentos não éticos. Nesta linha, as ações de Integridade correspondem ao conjunto de práticas e comportamentos que objetivam manter a Instituição aderente às leis e às suas normas e procedimentos, estabelecendo uma conduta ética em todas as suas esferas de atuação, de modo a fortalecer sua Governança, competência, eficiência e a preservar sua sustentabilidade e perenidade.
O Programa de Integridade e Compliance da FVD vincula-se a padrões de conduta, controles internos, gestão de riscos, gestão ética, políticas e demais procedimentos de integridade, aplicáveis a todos os funcionários e administradores, conselheiros, demais empregados, parceiros, fornecedores e prestadores de serviço. O Programa de Integridade e Compliance é aderente ao Plano Estratégico da FVD uma vez que é tratado como um dos objetivos estratégicos.
RESULTADOS ESPERADOS
Com a adoção do presente Programa, espera-se dentre outros benefícios:
- Disseminação de padrões ético-culturais de conformidade;
- Acompanhamento da correção de não conformidades;
- Mitigação de danos à reputação da FVD e/ou de sua Instituidora e Coligadas;
- Mitigação de riscos legais e possíveis passivos;
- Melhoria na clareza da existência e cumprimento das regras e suas consequências;
- Melhoria no relacionamento com órgãos reguladores.
Metodologia adotada
O Programa de Integridade e Compliance da FVD adota a seguinte metodologia da Fundação Dom Cabral:
O Programa de Integridade e Compliance FVD é uma ferramenta de gestão para redução dos riscos, combate a corrupção e fraude e garantia da conformidade. Através do Programa de Integridade e Compliance é possível aprimorar o sistema de controles internos de forma garantir a observação e o cumprimento das finalidades de seu Estatuto Social, das normas e dos princípios éticos.
A FVD busca pela total transparência em suas atividades e entende que este é um valor que deve ser observado em todas as relações.
PROPÓSITO
Promover o desenvolvimento técnico científico da engenharia mineral e melhorar a qualidade de vida dos profissionais da Instituidora e suas coligadas.
VISÃO
Ser a referência no âmbito fundacional brasileiro do segmento mineral no cumprimento das suas finalidades estatutárias.
VALORES
- Respeito à vida;
- Sustentabilidade,
- Responsabilidade socioambiental;
- Desenvolvimento e valorização do capital humano;
- Ações que promovam a produtividade com foco em resultado;
- Criatividade e inovação;
- Zelo pela história, marca e solidez da Instituidora;
- Confiança e transparência nas relações.
ITENS NÃO NEGOCIÁVEIS
- Respeito à Vida
- Observação do Estatuto e das Normas
- Observação aos princípios éticos
- Observação aos princípios morais
- Isenção de interesse pessoal
- Observação dos direitos das partes (Equidade)
- Valorização das boas práticas socioambientais
- Valorização da Meritocracia
- Transparência e Confiança nas relações
- Zelo pela história da marca da Instituidora
O Programa de Integridade e Compliance da FVD gera valor para si e para as partes interessadas, conforme tabela abaixo:
As práticas de Governança adotadas pela FVD e o alinhamento ao Planejamento Estratégico da FVD criam condições muito favoráveis para a implantação de um Programa de Integridade e Compliance efetivo.
Do lado da Governança Corporativa adota-se os 4 princípios: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa que são convertidos em procedimentos, políticas e instrumentos que buscam preservar a organização e contribuir para sua longevidade. A tabela abaixo demonstra alguns dos instrumentos já adotados pela FVD:
Já o Planejamento Estratégico da FVD trata de questões importantes para cumprir sua visão de longo prazo. Os principais objetivos estratégicos definidos em seu Mapa Estratégico foram:
Sendo assim, o Planejamento Estratégico da FVD faz uso do Programa de Integridade e Compliance para desenvolver seus objetivos estratégicos em plenitude e em conformidade, cabendo as penalidades descritas no Programa, em caso de ocorrência de qualquer desvio. Para cumprimento de seu Planejamento Estratégico a FVD pratica uma gestão de execução Orçamentária com observação do fiel cumprimento das finalidades definidas no Estatuto, sempre observando os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, da economicidade e da eficiência.
Perfil da instituição
Para entender a realidade na qual a FVD está inserida, é preciso esclarecer o que significa o Terceiro Setor, termo utilizado para demarcar as pessoas jurídicas que não integram nem o Primeiro Setor (Estado) e nem o Segundo Setor (Privado), mas que atuam numa seara que nasceu justamente da inter-relação desses dois setores, resultando em um setor de natureza privada, sem finalidade lucrativa.
A FVD sendo uma entidade sem fins lucrativos, não distribui entre seus Diretores, Conselheiros e Empregados sob a forma de dividendos e/ou bonificações, participações e/ou parcelas do seu patrimônio, auferidos mediante o exercício de suas atividades.
A FVD foi instituída pela GEOSOL Geologia e Sondagens Ltda., CNPJ 83.646.547/0001-96, empresa de direito privado em 07/11/2001. Possui sede na cidade de Belo Horizonte, Estado de Minas Gerais e poderá constituir escritórios de representação em outras unidades da federação, com atuação em qualquer parte do território nacional.
No desenvolvimento de suas atividades, a FVD observará os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, da economicidade e da eficiência, e não fará qualquer discriminação de raça, cor, gênero ou religião.
A FVD conforme Capítulo II, Art. 3º de seu Estatuto, tem por finalidades:
I: Promover o desenvolvimento técnico–científico da Engenharia Mineral brasileira e congêneres, bem como das áreas de energia, óleo e gás, meio ambiente e aplicativos de informática a elas relacionados;
II: Colaborar para o aprimoramento técnico e melhoria da qualidade de vida dos profissionais que trabalham em pesquisa da Engenharia Mineral brasileira e congêneres, bem como da área de energia, óleo e gás, meio ambiente e aplicativos de informática a elas relacionados, ou empresas que a elas se dediquem;
III: Sugerir, promover, coordenar e executar ações, dar apoio técnico e financeiro, incentivar pesquisas, firmar parcerias ou convênios e estimular projetos e programas relacionados à responsabilidade social e ambiental, aos empregados da Instituidora, das suas Controladas e/ou Coligadas, e da FVD, bem como às comunidades das áreas de influência ou de interesse onde atuem.
Para a consecução de suas finalidades, a FVD estabelece um modelo de gestão com enfoque sistêmico e metodológico, visando à execução direta de projetos, programas e ações, por meio de recursos físicos, humanos e financeiros.
Declaração de conformidade legal
A Fundação FVD declara seu comprometimento em atender os requisitos do Estatuto, normas internas e legislações aplicáveis ao seu segmento, conforme citadas abaixo, mas não se limitando somente a elas.
A FVD ainda acompanha mudanças de legislações aplicáveis através de contato constante com o Departamento.
A cada bimestre é elaborado pelo departamento financeiro e aprovado pela diretoria da FVD o relatório de Demonstrativo Bimestral, disponibilizado para análise do Conselho Fiscal. Além disso, o Conselho Fiscal possui acesso, via sistema à toda documentação incluindo balancetes, demonstrativos de resultados, movimentações financeiras e conciliações bancárias. Nas reuniões quadrimestrais do Conselho, conforme determinado no Art. 22º do Estatuto da FVD, são apresentadas as ações estratégicas tomadas pela FVD quanto à:
- Riscos identificados;
- Potenciais casos de Conflito de Interesses ou Corrupção, caso aconteçam;
- Denúncias recebidas através do Canal de Denúncias;
- Outras situações que podem comprometer a Integridade da FVD e de sua Instituidora.
Em todas as avaliações citadas acima, são geradas atas evidenciando as discussões e tomadas de decisão realizadas.
Código de Conduta Ética
A FVD observa e preserva os valores de sua Instituidora. Neste sentido desenvolve ações necessárias de forma a fazer que estes valores, sejam incorporados e constitua uma cultura de conformidade.
Em seu Código de Conduta Ética a FVD define quais comportamentos esperados no ambiente de trabalho, regulando questões associadas ao assédio moral e sexual; álcool e drogas; segurança; meritocracia; bens materiais e imateriais; redes sociais; assuntos polêmicos; uso de celular; ferramentas de comunicação; relacionamentos internos; relacionamento com comunidade; relacionamento com clientes; relacionamento com fornecedores; relacionamento com terceiros; política de presentes; viagens e hospedagens; segurança e confidencialidade da informação; utilização de computadores; entre outros.
A conduta é pautada no respeito à vida com a indispensável e obrigatória observação do Estatuto, das normas, dos princípios éticos e morais, do direito das partes, sempre com o devido zelo, isenção, transparência e confiança nas relações e valoração das boas práticas socioambientais.
As relações da FVD com sua Instituidora e stakeholders são sempre feitas com respeito, equidade, transparência e confiança. As relações com fornecedores e ex-funcionários são de extremo respeito.
A orientação de vestuário é aquele adequado a cada situação, com a consciência que nas relações de trabalho o indivíduo representa a entidade.
A assiduidade e pontualidade é inerente ao respeito das partes sendo, portanto, um valor da entidade.
Os aparelhos e endereços corporativos devem ter sua utilização preponderada para atividades do trabalho. Os empregados são orientados sempre a seguir as instruções e procedimentos de boa prática de uso.
Toda a equipe da FVD e da Instituidora são orientados a disponibilizar informações sobre a empresa, apenas quando devidamente autorizado.
A aprovação de fornecedores é precedida de investigação quanto a regularidade da empresa e sua avaliação quanto ao desempenho e integridade são periódicas.
O recebimento de presentes e brindes é restrito a suvenir com propaganda da empresa (agenda, caneta, etc.) de pequeno valor.
A entidade, por ter imunidade tributária, tem o uso de suas receitas restrito ao cumprimento de suas finalidades. Doações políticas são expressamente proibidas.
A entidade apoia ações socioambientais e patrocina serviços de assistência social aos empregados de sua Instituidora e suas Controladas e/ou Coligadas. A entidade ou evento a ser patrocinado deve se enquadrar dentro das finalidades estatutárias da Entidade. Caso estejam enquadrados, será verificada a regularidade, o benefício a ser proporcionado, a abrangência do público beneficiado e a existência de previsão orçamentária.
A execução de um movimento financeiro é obrigatoriamente precedida de verificação de previsão orçamentária.
A entidade em suas comunicações tem como diretriz a valoração da marca de sua Instituidora. A mídia utilizada sempre é voltada ao público específico, inerente as suas finalidades estatutárias.
Há a presença do Canal de Denúncias para recebimento, avaliação e tratamento de ocorrências que ferem a Integridade da FVD e de sua Instituidora. O tratamento da ocorrência será feito pelo Conselho Fiscal, órgão independente e, as respostas pertinentes serão implantadas de imediato.
Gerenciamento de riscos
A Política de Gerenciamento de Riscos da FVD possui como objetivo principal estabelecer os princípios, diretrizes e responsabilidades, de forma a possibilitar a identificação, avaliação, priorização de tratamento, monitoramento e comunicação dos riscos.
Segurança da Informação
A FVD trata como prioridade assuntos ligados à Segurança da Informação, a Privacidade e Tratamento dos dados pessoais e de sua Instituidora.
O cumprimento das políticas do Programa de Integridade e Compliance é garantido através do atendimento à Lei Geral de Proteção de dados n° 13.709/2018 e implantação de processos automatizados via sistema, garantindo rastreabilidade e integridade das informações. Para tal foram elaboradas as seguintes políticas e instrumentos:
Combate à corrupção
A política anticorrupção tem como objetivo instituir procedimentos a serem observados por todos os colaboradores da FVD e parceiros, quanto aos requisitos da Lei Anticorrupção e das diretrizes da presente política, de forma a garantir que as atividades sejam conduzidas com os mais altos padrões de integridade, legalidade e transparência.
Conflito de interesses
A política de Conflitos de Interesses da FVD destina-se a prevenir ou impedir situações de conflito de interesses, sejam elas reais, potenciais ou aparentes. Para minimizar tais incidentes e evitar danos financeiros e de reputação à FVD e seu Instituidor, todos os funcionários devem agir de forma justa, honesta e profissional, visando o melhor interesse da FVD e de seu Instituidor independentemente de qualquer influência externa ou de natureza pessoal, no desenvolvimento de suas atividades profissionais diárias. Portanto, as decisões profissionais e comerciais devem ser sempre baseadas em critérios objetivos, no Código de Conduta Ética e nas políticas da FVD.
Canal de Denúncias
A FVD conta com um canal de denúncias específico e terceirizado, o que traz mais independência ao processo. As denúncias podem ser feitas através do e-mail canaldedenuncia@fvd.org.br, telefone e aplicativos. A triagem é feita assim que recebida a denúncia. Caso a denúncia esteja dentro do escopo do Canal de denúncias, ela é submetida para um comitê apropriado para realização da investigação, nesse caso o Conselho Fiscal da FVD. O Conselho tem 30 dias para processar as informações e responder a denúncia e, se necessário, definir uma medida corretiva.
A FVD garante o funcionamento de seu Canal de Denúncias e o sigilo dos dados, através de procedimento e de termo de compromisso de confidencialidade dos integrantes envolvidos no processo de investigação. O sigilo das informações e proteção do denunciante é um valor inquestionável para a Fundação.
Treinamento e comunicação
A inserção continuada do conteúdo e regras do Programa de Integridade e Compliance na agenda da FVD é um atributo de valor. O Objetivo é buscar pela formação de uma cultura de compliance de seus empregados, de forma a se ter um ambiente totalmente íntegro e ético.
Gestão de Compras
Com o aumento da terceirização em diversos setores da economia e a promulgação da Lei 13.429/17 (que ampliou e fixou os conceitos de atividade-meio e atividade-fim), passou a ser ainda mais recomendado o controle da conduta e da reputação dos terceiros. A FVD, em observância as melhores práticas de mercado, adota a mesma política de compras e avaliação de terceiros da Instituidora conforme tabela abaixo:
Documentos relacionados
Destacamos abaixo as políticas institucionais da FVD que normatizam o presente programa.
- Estatuto Social
- Regimento Interno
- Código de Conduta Ética
- Política Anticorrupção
- Política de Conflito de Interesses
- Política de Gerenciamento de Riscos
- Política de Consequências
- Política de Compras
- Regulamento de Concessão de Benefícios (em elaboração)